Hiljainen tieto ja yksi tapa tehdä sitä näkyväksi

Väitän, että yrityksen prosessien visualisoinnin aikana talteen saatu hiljainen tieto on yksi helpoimpia keinoja aloittaa hiljaisen tiedon jakaminen ja siirtäminen.

Hiljaisen tieto terminä putkahti ihmisten tietoisuuteen jo 1950-luvulla, jolloin hiljainen tieto määriteltiin Polanyin sanoin näin: ”Laajasti määriteltynä hiljaiseen tietoon voidaan katsoa sisältyvän kaikki se geneettinen, ruumiillinen, intuitiivinen, myyttinen, arkkityyppinen ja kokemusperäinen tieto, jota ihmisellä on ja jota on vaikea ilmaista verbaalisin käsittein.”

Hiljainen tieto jakaantuu siis niin tiedolliseen kuin ei tiedostamattomaankin puoleen. Tiedollinen tieto voidaan koota ohjeiksi ja manuaaleiksi, ei tiedostamattoman tiedon kerääminen on sitä vastoin hieman haasteellisempaa. Kuten Kurtti väitöskirjassaan kirjoittaa: ”Hiljaista tietoa voidaan jakaa työssä artikulaation ja dokumentaation avulla. Dokumentoidun tiedon ongelma on se, että tieto täytyy ensin eksplikoida (eli jalostaa) vuorovaikutuksen avulla.”

Kuten Ylen artikkeli jo kahdeksan vuoden takaa kertoo, mitään yksittäistä työkalua hiljaisen tiedon keräämiseen ja sen arkipäiväiseen jakamiseen ei ole. Parhaiten tieto siirtyy ja kehittyy tiiviiden työparien ja -tiimien välillä, jolla on toimiva vuorovaikutus, kunnioitus kaikkien osaamista kohtaan ja halu oppia itse.

Se työmaa, jossa käytetään mestari-kisällimallia, on lähempänä kokonaisvaltaisen hiljaisen tiedon siirtymää, kuin manuaaleilla pelaava porukka. Mutta miten prosessi ja sen visualisointi voi auttaa tekemään näkyväksi myös ei tiedostamatonta tietoa? Ja miten prosessin visualisointi voi auttaa havaitsemaan myös vanhentunutta tai muuten rikkovaa hiljaista tietoa?

Yrityksen prosessien visualisointi ja tiedostamattoman hiljaisen tiedon siirtyminen

Otetaan katsaus erääseen yritykseen ja siellä pidettyyn yhteiseen prosessien visualisointipäivään. Läsnä on pienen yrityksen operoiva ja hallinnollinen puoli. Kitkaa on aiheuttanut prosessin katkeaminen oman tiimin ulkopuolelle mennessä ja molemmat tiimit -sekä operatiivinen, että hallinnollinen – kokee, ettei heidän työtään arvosteta toisessa tiimissä. Käytyämme alkukeskusteluja johdon kanssa päädymme pitämään yhteisen päivän oppiaksemme toistemme töistä ja siitä, missä kohtaa prosessia uidaan tekemisen ja hiljaisen tiedon eri vaiheissa.

Ja ah. Piirrämme yhdessä yrityksen pääprosesseja auki.  Kaikki kertovat omaa kokemustaan arkastelun alla olevasta prosessista ja yhteisiä oivalluksia saadaan: ” Enhän mä tajunnut, että toi pitää ilmoittaa teille jo tossa ja tossa vaiheessa syyn X ja Y vuoksi” ja ” Enhän mä hokannut, että tämä pitää tehdä jo tuossa kohtaa, jotta tuo kohta on mahdollista hoitaa ilman kiirettä” ja   ” Ai, noin me tehtiin kolme vuotta sitten. En mä tiennyt, että se on muuttunut.” Sisäinen prosessikehittäjäni hymyilee kuunnellessani tämänkaltaista keskustelua. Ja tämä keskustelu, se on selkein merkki siitä, että osallistujat saavat kiinni toistensa hiljaisesta tiedosta.

Mikä osa tässä on hiljaista tietoa?

Palatkaamme hiljaisen tiedon laajaan käsitykseen eli ”kaikki se geneettinen, ruumiillinen, intuitiivinen, myyttinen, arkkityyppinen ja kokemusperäinen tieto, jota ihmisellä on ja jota on vaikea ilmaista verbaalisin käsittein”. Kun ihminen alkaa puhua omasta kokemustaan, huomaamistaan epäonnistumisista, omaa laajan käsityksen siitä, kuinka asia pitäisi tämän ja tämän vuoksi tehdä, ollaan nimenomaan hiljaisen tiedon äärellä.

Usein laatujärjestelmien mukaisessa ohjetyössä emme pääse kiinni tarinoihin, tuntemuksiin, johonkin mystisempään, koska tiedostamatonta tietoa on vaikeaa laittaa paperille. Se elää tarinoissa, työpaikan muistoissa, onnistuneissa tapahtumissa ja katkeran maun jättäneissä epäonnistumisissa. Kaikki muutosta työkseen tekevät tietävät, kuinka paksun muurin huonosti sujuneet muutokset ovat hiljaisen tiedon keräämiseen tuoneet. Usein yhteinen tarinointi ja jaetut muistot ovat tiedostamattoman hiljaisen tiedon mallikkain polku tulla näkyvämmäksi. Jos yhteistä hiljaisen tiedon tutkimisen paikkoja tai foorumia ei ole, hiljainen tieto voi vääristyä joko asenteiden tai tiedon itsensä vanhentumisen vuoksi.

Miksi tätä ei sitten käytetä?

Sitä minäkin ihmettelen. Vuorovaikutuksen haasteet ovat kaikilla tiedossa. Aika moni myös ymmärtää sen, kuinka nopeasti hiljainen tieto voi kadota ihmisen vaihtaessa työpaikkaa.

Väitän, ettei suomalainen työkulttuuri vielä ymmärrä kuinka suurta pääomaa hiljainen tieto on.

Toisaalta, suurin osa suomalaisista yrityksistä elää vielä mekanistisen ihmiskäsityksen maailmassa, jossa arvo on teknisessä osaamisessa yhteistyön ja ihmisverkostojen laajan sosiaalisen pääoman ulkopuolella.

Olemme hurjan ylpeitä manuaaleista ja kuvittelemme ohjeistuksella kaiken hoituvan, kiitos mekanistisen ihmiskäsityksemme. Ohjeita ja rakenteita ei pidä vähätellä ja paras tapa saada työpaikka kaaokseen -varsinkin yrityksen kasvuvaiheessa- on antaa kaikkien tehdä niin kuin itse hyväksi kokee, mutta ohjeistus ja niiden jalkauttaminen kouluttamisen ja harjoittelun kautta ei itsessään riitä. Kuitenkin se, kuinka manuaaleja ja ohjeistuksia ja prosesseja käytetään ja kehitetään yhdessä, määrittää onnistumista enemmän kuin manuaalien pitkälle hiottu oikeellisuus. Toinen syy hiljaisen tiedon käyttämättömyydelle ja kyvyttömyydellemme saada se esiin, johtuu siitä, ettemme tiedä, kuinka paljon oikeasti tiedämme.

Tästä syystä meiltä jää aika moni aihe pimentoon, jota sitten ”Siperia opettaa”-tyyppisesti ratkomme joskus myöhemmin. Toki, suomalaisissa yrityksissä on vain vähän osaamista yhdenvertaisen keskustelun fasilitointiin ja meillä ei ole halukkuutta maksaa osaamisesta ulkopuolelle. Kuitenkin, jos pomo fasilitoi työtä, jää hänen roolinsa prosessin johtajana hyvin kapeaksi.

Jos siis kaipaatte mallia oppia visualisoimaan omia prosessejanne ja siirtää ja jalostaa siinä samalla hiljaista tietoa, nakkaa viestiä. Rrrakastan tiimien hiljaisen tiedon esiinhoukuttelua, ihmisten tietotaidon ristiinpölytystä ja yhteisen polun avartamista. Ja väitän olevani siinä vielä hyvä.

Tarja